週報会

多くの組織で週報会が行われていると思います。私は経験的に、開発組織メンバー全員を集めての週報会を好みます。仮に、20人規模の組織であっても、一人3分ほどで一週間の活動を報告してもらうことで、各人がどのような業務を行っているかをメンバー全員で共有して知ることができます。

各人に週報を書いて提出してもらえれば、全員を集める必要もないという意見もあるかと思いますが、組織のメンバー全員が他のメンバーの週報を読むことを期待するのは無理です。

全員を集めての報告では、淡々と報告を聞くのではなく、他のメンバーにも分かるように説明しているか、分かりにくい説明となっていないか、何か問題が起きていないかに注意を払いながら、場合によっては必要な質問を行い確認する必要があります。

そのような週報会は、決まった曜日の決まった時間に毎週行う必要があります。つまり、その時間には必ず週報会が開催されるという習慣化も重要となってきます。たとえば、その週報会で組織の長、たとえば部門長が欠席でも、その下のグループリーダが主催して行うということです。

階層化された組織、たとえば、チーム、グループ、開発部と階層化された組織で、現場の担当者はチーム週報会にしか出席せず、グループ週報会にはチームリーダとグループリーダだけ、開発部週報会にはグループリーダーと部長だけという週報会を行うと、伝言ゲームとなり現場の状況が全く伝わらずに、いわゆる「News Improvement」※が発生する可能性が高くなります。その結果、隣のチームあるいはグループのメンバーがどのような作業をしているかを知らないという状況が発生したりします。さらに、グループリーダと部門長だけが出席する開発部週報会以外は、一切開催されなかったりします。あるいはそれも全く開催されない組織があったりもします。

※　悪いニュースが階層の上に伝わるにつれて良いニュースに変わっていくことです。たとえば、現場では絶対間に合わないというニュースが部長までいくと、スケジュール通りで問題なしという具合にです。書籍『アドレナリンジャンキー プロジェクトの現在と未来を映す86パターン』で使用されている表現です。